Comment tracer une flotte de véhicules en toute légalité ? Tracer un véhicule d’entreprise : les démarches juridiques.
En entreprise, et plus particulièrement lorsque l’activité de la société demande un monitoring global de flotte de véhicules, une pratique se généralise petit à petit. Il s’agit de l’utilisation de traceurs GPS pour voitures, installés aussi à l’intérieur de scooters, camions, utilitaires, engins de chantier ou agricoles.
L’utilisation de traceurs GPS en entreprise, plus précisément lorsqu’il s’agit de suivre des flottes de véhicules, demande un certain nombre de démarches légales. D’abord, pour pouvoir justifier auprès de la CNIL de la légitimité de la mise en place de traceurs GPS à l’intérieur de véhicules. Ensuite, auprès des salariés à bord des véhicules afin qu’ils connaissent leurs droits et leurs devoirs vis-à-vis du système de géolocalisation mis en place.
Table des matières
- Les démarches à effectuer à la mise en place de traceurs GPS dans les véhicules
- Prévenir ses employés qu’ils sont géolocalisés
- Les devoirs de l’entreprise et les droits des employés face au suivi de véhicules
- Le droit aux données enregistrées par le traceur GPS
- Un traceur GPS dans un véhicule d’entreprise doit-il toujours être visible ?
- Le droit à la déconnexion et à la vie privée des employés
Les démarches à effectuer avant la mise en place de traceurs GPS dans les véhicules
La mise en place de traceurs GPS sur une flotte de véhicules d’entreprise demande de réaliser plusieurs démarches considérées comme essentielles pour que la légalité du système soit validée. Ces démarches doivent être réalisées en amont par l’entreprise. Parmi celles-ci, il faut informer les salariés que leur véhicule sera suivi et les informer des réelles raisons de l’utilisation de traceurs GPS. L’information envers les employés représente un élément clé puisqu’ils sont acteurs de leurs véhicules. En effet, les traceurs GPS étant placés à l’intérieur de voitures de fonction, de scooters de livraison ou d’engins de chantier, les mouvements de ces derniers sont rendus possibles par l’exécution des employés lors des heures travaillées ou non.
Il est très important pour l’employeur de procéder à l’accomplissement de toutes les démarches nécessaires permettant d’installer un système de monitoring des véhicules, notamment celles recommandées par la CNIL, et ainsi éviter toute poursuite.
Informez-vous dès maintenant sur les démarches à suivre avant de mettre en place un système de géolocalisation sur une flotte de véhicules en toute légalité et transparence envers la loi applicable. Ces démarches sont obligatoires sous peine de sanctions pénales.
Prévenir ses employés qu’ils sont géolocalisés
Comme cité précédemment, l’information est essentielle. Les employés d’une entreprise disposant de traceurs GPS doivent être conscients qu’ils conduisent un véhicule en possession d’un traceur GPS. Il est obligatoire de prévenir les employés qu’ils sont tracés avec leur voiture, ce n’est pas une information qui peut être cachée.
L’annonce du changement de gestion de flotte pour un système de géolocalisation en temps réel peut s’avérer être un chamboulement pour les employés. Alors que certains prendront le sujet avec bienveillance et professionnalisme, d’autres peuvent se brusquer si la communication n’a pas été réalisée correctement. Mis à part l’explication des finalités du suivi de la flotte de véhicules, il est important de rassurer sur les intentions professionnelles de la personne en charge de la gestion de la flotte.
Plusieurs autres étapes sont nécessaires pour mettre en place le suivi de flotte ainsi que pour guider les employés vers un processus d’acceptation du suivi temps réel. Nous vous guidons étape par étape avec un modèle applicable à toute entreprise afin de prévenir vos employés qu’ils sont géolocalisés. Ces étapes sont nécessaires pour se lancer dans la gestion d’un parc automobile. Pour cela, nous avons détaillé le modèle officiel proposé par la CNIL.
Les devoirs de l’entreprise et les droits des employés face au suivi de véhicules
La géolocalisation d’une flotte de véhicules d’entreprise est régie par des règles pour les deux parties impliquées (l’entreprise et les employés). En effet, l’entreprise a des devoirs (par exemple, le devoir d’information, de documentation, etc.) et les employés ont des droits (par exemple, l’accès aux données, à la vie privée, etc.).
Ces règles sont nécessaires pour avoir un système et une gestion efficace dans l’entreprise, sans contentieux et en toute transparence. Il est important de les établir et qu’elles soient claires afin que les employés se sentent plus rassurés. En effet, lorsqu’une personne apprend qu’elle va être suivie en temps réel durant ses heures de travail, cela peut entraîner un sentiment d’angoisse. Ces règles sont là pour que cette situation soit rassurante et mieux acceptée. Plus d’informations sur les droits et devoirs.
Le droit aux données enregistrées par le traceur GPS pour voiture
Selon les systèmes de géolocalisation, différentes données sont envoyées pour un monitoring global : la position en temps réel, les trajectoires à intervalles réguliers, la vitesse de déplacement, le nombre d’arrêts et de pauses, la conduite économique ou dynamique, etc. Les questions qui se posent sont : que deviennent ces données ? A qui appartiennent-t-elles ? Quel est l’historique des données ?
Les données sont soumises aux lois RGPD et aux directives de stockage des données. Ainsi, elles demandent une attention particulière. En savoir plus sur le droit applicable aux données enregistrées par le traceur GPS.
Un traceur GPS dans un véhicule d’entreprise doit-il toujours être visible ?
Comme il a été précisé précédemment, il est obligatoire pour un employé qui conduit son véhicule d’être averti qu’il dispose d’un traceur GPS est qu’il est potentiellement en train d’être suivi en temps réel lors de ses déplacements professionnels. Mais, qu’en est-il de la visibilité du traceur GPS ? Doit-il obligatoirement être visible du conducteur ou peut-il être caché ? La contrainte est surtout liée à l’objectif visé par le suivi des véhicules, comme le détaille cet article sur le fait de rendre visible ou pas un traceur GPS dans une voiture.
Le droit à la déconnexion et à la vie privée des employés
Le droit à la déconnexion des employés lorsqu’ils sont géolocalisés par l’intermédiaire de leur voiture, deux-roues, fourgon, etc. est fondamental. Il diffère selon le type de véhicule utilisé. Il peut s’agir :
- d’un véhicule fourni par l’entreprise et utilisé uniquement lors des horaires de travail
- d’un véhicule fourni par l’entreprise et utilisé également hors des horaires de travail
- d’un véhicule privé utilisé pour le travail.
Dans tous les cas, l’employeur est en droit de gérer sa flotte de véhicules en utilisant des traceurs GPS. Néanmoins, le droit à la déconnexion s’appliquera dans certaines situations. Informez-vous des différentes modalités sur le droit à la déconnexion des employés.