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Quelles sont les démarches à faire pour suivre les véhicules des employés ?

Le suivi des véhicules d’entreprise est certes assez proche du suivi des employés seuls, mais les obligations de l’entreprise diffèrent sur certains points. En effet, ici nous parlons bien de la géolocalisation d’objets, de biens (les véhicules), qui informent sur les positions des personnes qui se trouvent dans ces véhicules, mais également des marchandises ou des outillages transportés. Des règles régissent le suivi des flottes de véhicules, notamment avant la mise en place du système de géolocalisation avec des traceurs GPS.

La géolocalisation d’une flotte de véhicules d’entreprise est un procédé autorisé et de plus en plus utilisé. L’employeur doit cependant respecter des obligations afin de pouvoir le mettre en place en toute légalité. Il s’agit d’un système très utile pour la gestion d’une flotte de véhicules et d’analyse des données de plusieurs traceurs GPS pour voitures, deux-roues, camions, etc. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises de toutes tailles décident de s’équiper en traceurs GPS.

Par le passé, il a existé plusieurs cas de jurisprudence qui ont révélé le caractère illicite du procédé de géolocalisation des employés par le moyen de leurs véhicules de fonction. Dans ces affaires, l’employeur ne respectait pas toutes les démarches obligatoires qu’il doit effectuer avant la mise en place du système.

Rassurez-vous, lorsque le système de géolocalisation choisi pour l’entreprise rentre dans le cadre du droit du travail, du droit aux libertés individuelles, du droit aux données et du droit à la vie privée, il peut être mis en place. La procédure peut paraître certes complexe, mais Capturs va vous aider à faciliter vos démarches pour suivre une flotte de véhicules en toute légalité.

Les salariés sont en droit de refuser d’être géolocalisés par l’intermédiaire de leur véhicule. Pour cela, le refus doit être fondé par le non-respect des obligations de la CNIL par l’entreprise, c’est pourquoi l’entreprise doit être rigoureuse dans ses démarches.

Fixation des règles et finalités concernant le système de géolocalisation à mettre en place

Si vous avez fait le choix d’installer des traceurs GPS dans les voitures ou autres véhicules de votre entreprise et ainsi équiper votre flotte, c’est que vous êtes motivé par un ou plusieurs réels besoins. Il peut s’agir par exemple :

  • Monitoring temps réel d’une flotte de véhicules
  • L’optimisation globale de l’efficacité au travail
  • Eco conduite et réduction de la dépense de carburant
  • Contrôle du respect du temps de travail
  • Gestion des itinéraires et déplacements
  • Sécurité des salariés sur les routes dangereuses
  • etc.

L’idée globale de la première démarche à réaliser, est de poser les bases du projet et fixer les règles qui s’appliqueront, afin d’être certain que l’on se situe dans le cadre légal et dans le respect des libertés des employés. Essayez d’être le plus concret possible pour présenter le projet plus tard à votre équipe, aux représentants du personnel et à vos salariés.

Avant de passer aux étapes suivantes, il est important de clarifier la situation envers vous-même et de se poser plusieurs questionnements :

  • Pourquoi ai-je besoin de géolocaliser les véhicules de mes employés ?
  • Mon besoin est-il vraiment légitime ?
  • Quels seront les usages précis du suivi de ma flotte de véhicules ?
  • Qui sera géolocalisé ?
  • Comment utiliser les données récoltées par les traceurs GPS ?

Afin de comprendre le mieux possible l’ampleur d’un tel projet, l’entreprise doit se fixer des règles et limites en amont. Cela vous aidera à clarifier la situation auprès des salariés lorsque vous leur annoncerez ainsi qu’aux représentants du personnel, et répondre à leurs questions basiques ou techniques.

Soyez conscient des limites légales dans l’installation de traceurs GPS dans les voitures des salariés. Dans certains cas, l’usage de la géolocalisation sur les véhicules des salariés est illégal (en savoir plus sur les droits et devoirs de l’entreprise pour suivre les véhicules des salairés). Il faudra par exemple être prudent avec le respect de la vie privée des salariés et avec l’utilisation des données lorsqu’elles arrivent à terme. Il est également interdit d’utiliser un traceur GPS dans l’optique de contrôler la vitesse des véhicules.

Informer les représentants du personnel des modalités choisies

Une fois que l’entreprise a fait le choix de mettre des traceurs GPS dans les véhicules de sa flotte et qu’elle a bien défini pour quelles fonctions ils seront utilisés, l’entreprise doit consulter les représentants du personnel et les syndicats, s’il y en a. Il faut savoir que l’accord des représentants du personnel n’est pas obligatoire. En effet, une simple consultation, à titre informatif, doit avoir lieu mais dans aucun cas les représentants du personnels peuvent interdire à l’entreprise de placer des traceurs GPS si leur utilisation est légitime et licite.

A priori, l’entreprise ne devrait avoir recours aux représentants du personnel que deux fois. Cependant, il est possible qu’ils demandent d’autres informations lorsque tout n’a pas été communiqué. C’est pourquoi il faut être aussi précis que possible quant aux modalités choisies pour la mise en place de traceurs GPS dans les voitures des employés.

1ère consultation : en début de processus
La première consultation auprès des représentants du personnel se déroule en début de processus. Il s’agit de l’annonce du désir de mise en place de traceurs GPS pour flotte de véhicules.

2ème consultation : en fin de processus
La deuxième consultation obligatoire auprès des représentants du personnel se déroule en fin de processus. Elle doit informer de toutes les modalités et décisions à propos de la mise en place du système de géolocalisation. Cette consultation doit être la plus précise possible afin de permettre une meilleure compréhension et une meilleure acceptation plus tard, de la part de tous les salariés concernés. En effet, en cas de confusion de la part des salariés, ces derniers auront la possibilité de gérer le problème avec leurs représentants.

NB : Les représentants du personnel sont composés du comité social et économique (CSE) dans les entreprises qui comprennent plus de 11 salariés. Il peut également y avoir des délégués syndicaux.

Informer les employés que leur voiture aura un traceur GPS

L’étape qui est peut-être la plus importante lorsque vous souhaitez mettre des traceurs GPS dans vos véhicules, c’est d’informer les salariés, notamment ceux qui hériteront des voitures de fonction pourvues de traceurs GPS.
Bien qu’il n’est pas forcément obligatoire que le traceur GPS soit complètement visible dans la voiture, il est obligatoire que le personnel de votre société soit au courant que son véhicule est localisé en temps réel. En effet, en plus de risquer des poursuites judiciaires ainsi que des dommages et intérêts, l’entreprise qui n’avertit pas ses employés qu’ils sont suivis depuis une plateforme rendra la totalité des données émises par le traceur GPS irrecevables de toute part. Par exemple, si le suivi détecte une faute ou un manquement de la part d’un salarié, cela ne pourra pas être saisi contre lui.

De quelle manière informer les salariés que leur voiture est géolocalisée ?

L’information doit être véhiculée à la fois à l’oral et à l’écrit. La CNIL propose le détail de toutes les informations dont chaque salarié devra être documenté avant de recourir au suivi de leur véhicule. Parmi elles :

  • les finalités du suivi GPS
  • les destinataires des données récoltées
  • la durée de conservation des données
  • etc.

1ère étape : informez vos salariés de vive voix
L’annonce de la mise en place de traceurs GPS dans les voitures de fonction doit être claire. Ayez en tête que c’est la première fois que vos employés prendront connaissance de votre besoin de suivre les véhicules qu’ils utilisent. Ce n’est pas facile puisque les employés peuvent se sentir oppressés et angoissés. Ce que l’on ne veut surtout pas, c’est qu’ils soient en burn out !

Incitez les salariés à prendre la parole lorsqu’il y a des interrogations. Pour cela, vous pouvez proposer de répondre à l’oral, sur le moment, ou plus tard, par email. Il est également possible de regrouper l’ensemble des questions et d’imprimer les réponses plus tard sur un tableau d’affichage. Soyez rassurant et bienveillant : la communication est la clé. Les salariés doivent comprendre que l’objectif n’est pas de les épier mais qu’il y a des finalités légitimes au suivi de leurs véhicules.

Annoncez les informations les plus importantes à l’oral, en y accordant plus de temps, si besoin. Par exemple, expliquez-leur qu’ils auront un accès légal à leurs données, un droit de justification et de suppression.

2ème étape : adressez un courrier écrit
Vous devrez adresser un courrier écrit à l’ensemble de vos salariés véhiculés et géolocalisés avec une remise en mains propres pour être certain que l’information a été transmise. Ce courrier devra également être affiché au sein des locaux de la société. Retrouvez un modèle de lettre type à l’attention du personnel, proposé par la CNIL.

Ce document doit regrouper l’ensemble des informations sur le système de géolocalisation qui sera mis en place dans les véhicules. Il sera également transmis aux nouveaux arrivants dans l’entreprise (il peut, par exemple, être annexé au contrat de travail).

Déclarer à la CNIL la localisation de la flotte de véhicules de l’entreprise

La CNIL a pour rôle de vérifier que les conditions de mise en place de traceurs GPS pour voitures sont licites. Cependant, depuis la réglementation RGPD, une déclaration auprès de la CNIL de la part de l’entreprise n’est plus obligatoire. Il faut néanmoins respecter les recommandations et règles évoquées ci-dessous.

Le système de géolocalisation de voitures d’entreprise doit être conforme au règlement RGPD ainsi qu’aux motifs valables listés par la CNIL. La CNIL se donne le droit de refuser que votre entreprise procède à l’installation des traceurs GPS si les motifs sont illicites et ne rentrent pas dans ces cas d’usage précis :

  • Calcul de la rémunération par rapport au temps de travail effectué, seulement s’il n’y a pas d’autres moyens possibles.
  • Optimisation et gestion des trajectoires des véhicules dans des zones dispersées.
  • Tarification d’une prestation et justification par le biais des trajectoires GPS (transport de personnes, de marchandises, services, etc.)
  • Sécurité des salariés ou autres passagers du véhicule, lutte contre le vol.
  • Contrôle du respect des règles quant à l’utilisation du véhicule.
  • Obligation légale de suivi d’un véhicule selon sa nature ou son contenu.

Si les employés géolocalisés se rendent compte que le motif pour lequel ils sont géolocalisés ne correspond pas à celui qui a été déclaré à la CNIL, ils ont le droit de refuser le suivi de leur véhicule et toute utilisation de leurs données, conformément à la loi RGPD.

Mettre en place le système de géolocalisation des véhicules selon les droits et devoirs des employés / de l’entreprise

La dernière étape dans le processus de mise en place de traceurs GPS dans les voitures d’entreprise est le respect des droits et devoirs des employés et de l’entreprise. Il existe certains droits fondamentaux que les employés doivent connaître.

Le droit aux données

La réglementation RGPD est assez stricte sur le droit aux données enregistrées par les traceurs GPS afin de protéger les salariés et de sécuriser les données qui leur appartiennent.

Les données récoltées ont toutes une durée limitée. Passé ce délai, l’employeur devra garantir la suppression de ces données. Selon les cas, la durée de conservation pourra être de 2 mois, 1 an ou 2 ans.
Ces données ne doivent sous aucun prétexte être divulguées. Les employés doivent pouvoir y avoir accès, et peuvent demander des modifications ou justifications sur certains trajets.

Le droit à la déconnexion et à la vie privée

Afin de conserver une protection de la vie personnelle, les salariés ont un droit de déconnexion lorsqu’ils possèdent un véhicule qu’ils utilisent aussi en dehors des heures de travail (pour rentrer chez soi le soir, pour déjeuner le midi, etc.). Cette déconnexion est possible généralement par un appui bouton sur le traceur GPS ou directement sur l’interface associée.
Cependant, ces déconnexions peuvent être sanctionnées en cas d’abus de la part des employés (extinction répétées pendant leur temps de travail).

Le droit de refus lors des abus

Lorsque l’employeur n’utilise pas les traceurs GPS pour les motifs qu’il a annoncé, il y a alors abus et détournement de finalités. Le salarié est en droit de refuser que son véhicule soit géolocalisé.