Géolocalisation de véhicules d’entreprise : de quels droits et devoirs bénéficient l’entreprise et ses salariés ?

Suivre des véhicules d’entreprise est de plus en plus fréquent. En effet, il est parfois nécessaire pour une meilleure gestion ou logistique des voitures de l’entreprise de savoir en temps réel où elles se trouvent. Cette pratique est courante et légale, mais l’employeur doit respecter certaines règles.

La géolocalisation des flottes de véhicules est encadrée par des règles. Ces directives sont émises par la CNIL, les réglementations RGPD et le code du travail, elles permettent de suivre une flotte de véhicules en toute légalité. Placer des traceurs GPS dans des voitures d’entreprise implique des conditions strictes d’utilisation.

Les règles s’appliquent à la fois aux salariés et à l’entreprise. Il ne s’agit pas des mêmes droits et devoirs dans un sens ou dans l’autre, mais chaque partie doit respecter les réglementations en vigueur sur le suivi de flottes de véhicules en entreprise.

En cas de non respect des droits et devoirs de chaque partie, du code du travail, de la réglementation RGPD ou des directives de la CNIL, il peut y avoir des sanctions. Les sanctions peuvent être lourdes, surtout pour l’employeur qui peut avoir des amendes très élevées.

• Les droits et devoirs de l’entreprise
• Les droits et devoirs des salariés

Les droits et devoirs de l’entreprise pour suivre une flotte de véhicules

Les devoirs de l’entreprise pour installer des traceurs GPS dans les voitures

Décider et informer : les démarches obligatoires de l’employeur

Avant l’installation de traceurs GPS dans la flotte de véhicules de fonction, l’entreprise doit procéder à un certain nombre de formalités obligatoires, notamment auprès des représentants du personnel et des salariés. En effet, l’employeur doit prévenir tous les salariés de l’entreprise de la mise en place de traceurs GPS dans leurs voitures.
L’entreprise doit aussi effectuer d’autres démarches, comme définir les finalités exactes du système de géolocalisation choisi et définir un système d’organisation de collecte des données. Ces finalités seront importantes puisqu’il faudra les suivre et ne pas les détourner, sous peine de sanction ou de refus de la part des salariés d’être géolocalisés. De plus, le motif de suivi doit être légitime. Renseignez-vous en amont sur toutes les démarches à effectuer par l’entreprise qui souhaite suivre sa flotte de véhicules.

Respect des principes fondamentaux du suivi des véhicules des salariés

L’entreprise qui installe des traceurs GPS dans les véhicules de sa société a un motif de suivi qui doit être légitime. Néanmoins, ce n’est pas pour autant que l’entreprise doit tracer excessivement tous les véhicules, en permanence.
L’entreprise ne doit pas porter de vigilance sur le respect du code de la route des employés. Par exemple, si le traceur GPS placé dans la voiture informe de la vitesse du véhicule, l’entreprise ne doit pas la contrôler.

Certains types de salariés ne peuvent pas être géolocalisés. Il s’agit des représentants du personnel, des VRP ou globalement des salariés libres dans leurs déplacements.

Protection des données personnelles des employés tracés

L’entreprise doit respecter la réglementation RGPD et la limite temporelle de la collecte des données. Au-delà de la durée réglementaire, l’employeur devra supprimer les données. Le droit aux données est fondamental pour encadrer la géolocalisation des véhicules des salariés, qu’ils appartiennent à l’entreprise ou qu’ils soient privés.

Dans le tableau ci-dessous figure la durée de conservation des données par l’entreprise avant la suppression obligatoire, selon les différents usages.

L’entreprise doit collecter les données seulement pendant les horaires de travail définies, notamment lorsque la voiture est également utilisée en dehors des horaires de travail. L’employeur doit pouvoir, par quelconque moyen, donner un accès aux employés à leurs données.

Les droits de l’entreprise sur le suivi de sa flotte de véhicules

Droit de localiser certains types de véhicules

L’entreprise a le droit de suivre les véhicules de ses employés dans le cas où le motif est légitime. Il s’agit d’un moyen légal de monitorer une flotte de véhicules en temps réel et à distance. Les salariés ne peuvent pas s’y opposer, mis à part dans certains cas particuliers.

Il y a différents types de véhicules selon les entreprises : les véhicules appartenant à l’entreprise utilisés seulement lors des horaires de travail, ceux utilisés également hors des heures de travail mais qui appartiennent tout de même à l’entreprise, et enfin les véhicules privés mais utilisés pour travailler.
L’entreprise a le droit de suivre les véhicules qui lui appartiennent sans consentement des salariés. Lorsqu’il s’agit d’un véhicule privé, l’employeur doit demander au salarié son consentement avant de pouvoir installer un traceur GPS dans la voiture.
Ci-dessous le tableau des types de véhicules d’entreprise pouvant être géolocalisés, ainsi que les restrictions sur le suivi selon les différents cas.

Les motifs légitimes pour suivre les voitures des employés

L’employeur a le droit de placer des traceurs GPS dans sa flotte de véhicules dans les cas suivants :

• Calcul de la rémunération par rapport au temps de travail effectué. Si un autre moyen est possible, l’entreprise ne doit pas utiliser les traceurs GPS pour calculer le temps de travail des salariés. Cependant, cela reste possible si d’autres systèmes n’ont pas été installés en amont.
• Optimisation et gestion des trajectoires des véhicules dans des zones dispersées.
• Tarification d’une prestation et justification par le biais des trajectoires GPS (transport de personnes, de marchandises, services, etc.)
• Sécurité des salariés ou autres passagers du véhicule, lutte contre le vol.
• Contrôle du respect des règles quant à l’utilisation du véhicule.
• Obligation légale de suivi d’un véhicule selon sa nature ou son contenu.

Analyser les trajectoires du véhicule de fonction

L’entreprise et la personne chargée de la collecte des données a le droit d’analyser toutes les trajectoires et informations récoltées par les traceurs GPS dans les voitures durant toute la durée légale de conservation des données, généralement de deux mois.
Suite à cette analyse, l’entreprise a le droit d’agir en conséquence. Par exemple, elle peut sanctionner un salarié qui utilise le véhicule hors des heures de travail, mais aussi adapter le bulletin de salaire en fonction des heures supplémentaires travaillées.

Les droits et devoirs des salariés qui ont un traceur GPS dans leur voiture

Les devoirs des salariés envers l’entreprise qui installe les traceurs GPS dans leurs voitures

Les salariés doivent accepter le suivi de leurs véhicules si le motif est légitime

Lorsque l’entreprise utilise un système de géolocalisation pour sa flotte de véhicules en toute légalité, les salariés qui sont tracés doivent respecter la décision du suivi de leur véhicule. Même s’ils y sont opposés, ils sont obligés d’accepter. En effet, la géolocalisation est parfois une nécessité pour l’entreprise et pour la gestion des équipements associés.
L’entreprise peut sanctionner un salarié qui désactive trop souvent le traceur GPS de son véhicule et qui ne souhaite pas être localisé.

Les droits des salariés suite au suivi de leur véhicule par l’entreprise

Le salarié doit avoir accès aux données de géolocalisation de son véhicule

Le salarié doit avoir le droit aux données et positions émises par le traceur GPS qui se trouve dans son véhicule. Ce droit est partagé en quatre parties : le droit d’accès, le droit de rectification, le droit de justification et le droit de suppression. Pour cela, l’entreprise doit partager l’accès à l’interface par n’importe quel moyen.

Le salarié doit pouvoir désactiver le traceur GPS de sa voiture

Le salarié doit pouvoir désactiver facilement le traceur GPS qui se trouve dans son véhicule. C’est à l’employeur d’expliquer au salarié comment désactiver le traceur : cela peut être en le débranchant, en appuyant dessus ou depuis l’interface associée, par exemple.
La déconnexion sera réglementée par l’employeur et selon les cas. Si l’employé possède un véhicule appartenant à l’entreprise mais également utilisé en dehors du travail, il est logique qu’il devra désactiver le traceur GPS lorsqu’il utilise le véhicule de manière personnelle. Par contre, si le véhicule ne doit être utilisé que pour le travail, le traceur GPS ne sera pas désactivé afin de constater tout éventuel mouvement suspect.

Le salarié a droit à toute information concernant son traceur GPS

Même si le traceur GPS ne doit pas obligatoirement être visible dans le véhicule et peut être caché (nous conseillons une discrétion optimale pour la lutte contre les vols de véhicules, par exemple), le salarié doit être averti que l’entreprise souhaite placer des traceurs GPS dans la flotte de véhicule.
Une liste complète de toutes les informations que le salarié doit connaître est proposée par la CNIL. Parmi elles, il y a l’identité du responsable du traitement, la base légale du dispositif et l’ensemble de ses droits. Ces informations peuvent être rattachées au contrat de travail ou placées sur le tableau d’affichage de la société.

Le salarié a un droit d’opposition pour motif légitime

Le salarié a le droit de s’opposer à l’installation d’un traceur GPS dans sa voiture, dès lors que l’employeur ne respecte pas les règles de mise en place énoncées par la CNIL, ou que les finalités du suivi GPS n’est plus respecté et détourné.