Commercial : +33756963057 | Support : +33780916070 (Lun-Ven)

Dois-je prévenir mes employés que leur véhicule est géolocalisé ?

De nombreuses entreprises décident de tracer les voitures ou autres véhicules de fonction (deux-roues, camions, fourgons, engins de chantier, etc.) et de procéder ainsi aux démarches légales afin de pouvoir suivre une flotte dé véhicules en toute légalité.

Que les employés soient d’accord ou pas avec l’entreprise pour suivre en temps réel leurs véhicules, l’entreprise est totalement libre d’utiliser ce procédé de géolocalisation de flotte pour la gestion de ses véhicules. Il doit respecter le cadre du droit à la vie privée et du droit aux données personnelles, mais en aucun cas le droit du travail n’exclut toute surveillance du travail des employés dans le cadre de leurs fonctions par l’intermédiaire de leur véhicule.
Cependant, lorsqu’il y a des désaccords avec les employés et les représentants du personnel sur ce type de système, la question que tout employeur est à même de se poser est “doit-on obligatoirement prévenir les employés que leur véhicule est géolocalisé ?”. La réponse est systématique, il est obligatoire de prévenir les salariés que leur véhicule possède un traceur GPS, quel qu’il soit.

Géolocalisation d véhicules d'entreprise

Comment prévenir mes employés que leur véhicule contient un traceur GPS ?

Afin de prévenir les employés de l’entreprise que des traceurs GPS vont être placés dans leurs véhicules, un certain nombre d’informations doivent être diffusées aux employés et aux représentants du personnel, dès lors que le système de géolocalisation a été choisi. Ce n’est pas une étape facile à mener, puisque les salariés peuvent ressentir une atteinte à la vie privée. C’est pourquoi des règles précises sont mises en place pour respecter les droits et devoirs de chacun, que ce soit pour l’entreprise ou pour le salarié, afin d’encadrer le processus. De plus, l’objectif final du monitoring de voitures d’entreprise doit être légal et licite, et être recevable par la CNIL.

A savoir : Le salarié a le droit de s’opposer à l’installation d’un traceur GPS dans sa voiture de fonction s’il considère que les finalités ne sont pas en accord avec celles proposées par la CNIL

Prévenir les représentants du personnel de la mise en place d’un système de géolocalisation dans les véhicules de l’entreprise

Le passage par les représentants du personnel est très important. En effet, ils sont la voix des personnes qui travaillent dans l’entreprise. Bien qu’il soit obligatoire de les consulter lorsque cela est possible (une entreprise de plus de 11 salariés), il n’est pas obligatoire d’avoir leur accord afin de mettre en place des traceurs GPS dans la flotte de voitures d’entreprise. En effet, il s’agit d’une simple consultation.

L’annonce aux représentants du personnel a un double objectif :

Consultation obligatoire avant la mise en place du système de tracking

L’entreprise doit avoir recours aux représentants du personnels et syndicats deux fois au minimum dans le processus de mise en place de traceurs GPS. La première consultation sert à annoncer la mise en place du système de monitoring choisi.

La deuxième consultation doit être plus complète. L’entreprise doit donner tous les détails et informations sur la mise en place des traceurs GPS dans les voitures :

  • quels salariés bénéficieront des traceurs GPS ?
  • quels seront les paramétrages des traceurs GPS ?
  • quel est le traceur GPS choisi ?
  • quelles seront les plages horaires où les traceurs seront en fonctionnement ?
  • comment les traceurs GPS pourront-ils être désactivés ?
  • etc.
Consultation des représentants du personnel

Les représentants du personnel auront un délai de 15 jours pendant lequel ils pourront examiner tous les aspects de votre proposition. Après ce délai, ils pourront faire leur retour, faire d’autres propositions, questionner ou même refuser à l’entreprise de faire équiper les véhicules de systèmes de géolocalisation s’ils estiment que les finalités du suivi ne sont pas légales.

Jauger l’état d’esprit des salariés qui seront géolocalisés

Lorsque l’entreprise annoncera aux représentants du personnel son intention de placer des traceurs GPS dans sa flotte de véhicules, elle aura une première idée de la réaction des salariés quant à ce changement, qui peut s’avérer brutal pour certaines personnes.
De cette manière, l’entreprise pourra jauger l’état d’esprit des salariés et par conséquent adapter une stratégie de communication adéquate en fonction des réactions.

Annoncer aux salariés que leur véhicule sera suivi par un traceur GPS

Même si le traceur GPS peut être caché dans le véhicule, l’entreprise doit obligatoirement prévenir les salariés qu’elle va placer des traceurs GPS dans les voitures de fonction, et préciser de ce fait toutes les modalités.

L’employeur doit informer les salariés à l’oral et à l’écrit. En effet, entendre des explications de vive voix est recommandé pour que les salariés puissent comprendre et questionner l’employeur en cas d’incompréhension. Les salariés pourront plus facilement prendre la parole et en faire profiter l’ensemble du personnel. En effet, dans une communauté nous pouvons retrouver un ensemble de caractères totalement différents : certains n’osent pas poser de questions, alors que d’autres s’expriment de manière assez ouverte, certains n’ont aucun problème à l’idée d’être géolocalisés alors que d’autres sont plus angoissés. Restez ouvert à chaque salarié et à chaque différent profil.

Présentation du système de géolocalisation aux salariés

Détaillez les points positifs de la géolocalisation. La géolocalisation offre à l’entreprise un gain de temps dans la gestion de sa flotte de véhicules et une meilleure efficacité de la part des salariés. En effet, certaines plateformes associées aux traceurs GPS proposent des inventaires automatisés des véhicules, notamment par l’intermédiaire de rapports d’entrées et de sorties de zones. Il est aussi possible dans certains cas de connaître assez précisément les temps de travail et d’adapter les fiches de paie en fonction (justification des heures supplémentaires, paiement des km parcourus, etc.).

Les salariés peuvent aussi voir les bénéfices des traceurs GPS, comme un gain en efficacité, en sécurité ou en argent (heures supplémentaires travaillées, etc.). Néanmoins, l’entreprise devra aussi répondre aux inquiétudes des salariés : ils peuvent se sentir observés en permanence perdre confiance en l’entreprise.

document présenté sur le tableau d'affichage de l'entreprise

Afin de récapituler tout ce qui a été dit à l’oral et de garder une trace écrite officielle de la mise en place du système de géolocalisation, un courrier doit être écrit. Celui-ci sera affiché dans les locaux de la société et sera transmis à chaque employé. De plus, il peut être annexé au contrat de travail en cas de nouveau contrat et présent sur le tableau d’affichage de l’entreprise.

Les informations obligatoires à fournir au personnel géolocalisé

Selon la CNIL, chaque salarié doit être prévenu des informations ci-dessous avant que leur véhicule puisse officiellement être géolocalisé.
Si l’entreprise n’a pas pris soin d’informer ses salariés de toutes les modalités, ces derniers peuvent s’opposer à la mise en place des traceurs GPS ou demander des dommages et intérêts.

Identification du responsable de traitement

L’entreprise doit désigner une personne (ou plusieurs personnes) en charge du traitement des données reçues par les traceurs GPS dans les véhicules de la flotte de l’entreprise. Il peut s’agir de l’employeur lui-même, du responsable des ressources humaines, etc.

Les finalités poursuivies

Les objectifs de la géolocalisation des voitures d’entreprise doivent respecter des règles afin de protéger la vie privée, le règlement RGPD ainsi que les abus de la part de l’employeur. Il peut s’agir par exemple du contrôle du respect des règles quant à l’utilisation du véhicule (ne pas utiliser le véhicule le week-end ou hors des heures de travail). Cependant, certaines finalités sont exclues, par exemple le contrôle permanent ou le contrôle de la vitesse.

La base légale du dispositif

L’entreprise doit informer ses employées de la base légale du dispositif de géolocalisation, ainsi que les règles à respecter, que ce soit du côté de l’employeur ou du côté des salariés.

Les destinataires des données

Afin de maintenir une sécurité absolue des données récoltées par les traceurs GPS pour voitures, il est nécessaire de désigner le destinataire des données. Ces données ne seront ni diffusées ni divulguées selon le règlement RGPD du stockage des données et le droit aux données des traceurs GPS.

La durée de conservation des données

Les données ne peuvent être conservées qu’une certaine période, généralement de 2 mois. Cependant, selon les cas et les finalités de la géolocalisation, cette durée peut se prolonger jusqu’à 1 ou 2 ans.

Suivis des véhicules par l'entreprise

Le droit d’opposition pour motif légitime

Les employés et les représentants du personnel peuvent s’opposer à l’installation de traceurs GPS dans leurs véhicules de fonction dès lors qu’un motif légitime se présente. En effet, l’entreprise doit respecter ses devoirs envers ses employés, et ces derniers peuvent dénoncer les abus.

Par exemple, si les employés se rendent compte qu’en pratique les finalités annoncées sont différentes par rapport aux finalités réelles, ils peuvent demander l’arrêt de la géolocalisation de leur véhicule.
Autre exemple, si les employés ne peuvent pas éteindre leur traceur GPS lorsqu’ils rentrent chez eux, dans le cas où leur véhicule est fourni 24h/24, il y a un abus sur le droit à la déconnexion.

Les droits d’accès et de rectification

Les employés doivent pouvoir avoir accès à l’interface ainsi qu’à leurs données GPS. Ils ont le droit de consulter, justifier, modifier ou supprimer. Si cela n’est pas possible simplement, ils peuvent demander au responsable du traitement.

La possibilité d’introduire une rectification auprès de la CNIL

La CNIL instaure les règles à respecter lorsqu’une entreprise décide d’installer un système de géolocalisation de flotte de véhicules. Il est donc possible d’introduire une rectification, même une fois que la géolocalisation a été instaurée.